Fiches de paie

Vue d'ensemble

La fonction Fiches de paie de 2getHR permet aux employés et aux administrateurs de la société de consulter, distribuer et gérer les documents salariaux de manière sûre et structurée. Les employés peuvent consulter et télécharger leurs propres fiches de paie, tandis que les administrateurs peuvent charger, attribuer ou importer les fiches de toute la société. Cette fonction offre une visibilité complète sur les périodes, les employés et les systèmes sources, y compris l'intégration bexio si elle est activée.

Pour tes propres fiches, ouvre Documents > Mes fiches de paie ; pour la gestion de la société, ouvre Documents > Gestion des fiches de paie. Les employés voient leur liste personnelle, tandis que les administrateurs accèdent à la gestion de toute la société ainsi qu'aux options d'importation et de chargement.

La page principale affiche les filtres, la sélection de période et la liste de toutes les fiches disponibles, filtrées par année ou, pour les administrateurs, par employé.

Les deux vues nécessitent l'accès au module Fiches de paie. Si le contrôle d'accès (IAM) est activé, les autorisations effectives déterminent si le module est disponible pour toi. La vue de gestion web reste réservée aux administrateurs ; une autorisation IAM ne remplace pas cette exigence de rôle.

Vue de gestion (fiches de paie de la société)

Accessible à : Admin

L'interface de gestion utilise une organisation en onglets avec deux rubriques principales :

• Onglet Vue d'ensemble — Liste centrale de cartes paginées pour gérer toutes les fiches chargées. Les administrateurs peuvent y ajouter, importer ou supprimer des fiches de paie.
• Onglet bexio — Visible uniquement si l'importation depuis bexio Salaire est activée. Il affiche le statut des événements d'importation bexio et permet de les relancer au besoin.

Onglet Vue d'ensemble

Affiche sous forme de cartes toutes les fiches de paie de l'année et du mois sélectionnés. Chaque carte contient :

• Employé : Nom complet ou identifiant de la personne.
• Année : Année de la fiche de paie.
• Mois : Mois de la fiche ; Annuel désigne un décompte annuel.
• Nom : Nom du document chargé et lien de téléchargement.
• Commentaire : Remarques facultatives sur le lot.
• Suppression de la fiche de paie : Supprime une fiche individuelle après confirmation.

Filtres :

• Année : Restreint la liste à une année donnée.
• Mois : Affiche les fiches pour un mois, TOUT ou Annuel.
• Employé : Filtre les fiches par employé.

Actions :

• Ajouter des fiches de paie : Ouvre la page de chargement et d'attribution de nouvelles fiches PDF.
• Importer des bulletins de salaire : Ouvre la page d'importation depuis bexio Salaire si l'importation est activée.
• Suppression de la fiche de paie : Retire une fiche sélectionnée de la liste de la société après confirmation.

Chargement et attribution des fiches de paie

Ouverte par Ajouter des fiches de paie, cette page permet de charger des fichiers en masse et de les attribuer aux employés.

Sélectionne Année, Mois et facultativement un Commentaire, charge les PDF et attribue chaque fichier à un employé. Seuls les PDF peuvent être chargés. Le système avertit si la même personne est attribuée plusieurs fois ou possède déjà une fiche pour la période sélectionnée.

Les fichiers chargés restent des brouillons jusqu'à Finaliser. Les brouillons d'une session de chargement précédente peuvent être finalisés, supprimés individuellement ou supprimés entièrement avant la création de nouveaux fichiers. Ne quitte pas et n'actualise pas la page pendant le chargement.

Après la réussite de Finaliser, les fiches de paie sont distribuées aux employés attribués.

Onglet bexio

Si l'importation depuis bexio est activée, cet onglet affiche les événements d'importation de bexio Salaire. Filtre par année, mois et employé, vérifie le statut d'importation, les dates de création et de traitement, puis ouvre les journaux au besoin. Les événements sélectionnés pouvant être réexécutés peuvent être relancés.

Vue employé (Mes fiches de paie)

Accessible à : Employés (leurs propres données)

Cette page affiche toutes les fiches attribuées à l'employé connecté dans une présentation claire de cartes paginées. Chaque carte indique le mois, l'année, le nom et le commentaire éventuel.

Options de filtrage :

• Année : Restreint la liste à un exercice ou une année civile donnés.

Actions disponibles par entrée :

• Déplier : Affiche des détails supplémentaires, tels que les commentaires.
• Télécharger : Télécharge le document sélectionné de manière sûre. Les clics supplémentaires sont bloqués pendant le téléchargement pour éviter les doublons.

Les fiches sont automatiquement triées par mois décroissant, les plus récentes en premier. Les décomptes annuels (mois = 0) apparaissent clairement au début du groupe de l'année.

Tâches courantes

Consulter mes fiches de paie (employés)

1. Ouvre Documents > Mes fiches de paie.
2. La vue par défaut affiche tes fiches de l'année en cours.
3. Utilise le filtre Année en haut pour afficher les fiches d'une autre année.
4. Clique sur le nom du document ou sur l'icône Télécharger à côté de la fiche pour obtenir la copie PDF.

Charger des fiches de paie (admin)

1. Ouvre Documents > Gestion des fiches de paie.
2. Dans l'onglet Vue d'ensemble, clique sur Ajouter des fiches de paie.
3. Renseigne Année, Mois et facultativement Commentaire.
4. Clique sur Choisir un fichier pdf et charge chaque PDF.
5. Attribue chaque fichier à un Employé à l'aide de la liste déroulante.
6. Clique sur Finaliser pour distribuer les fiches.

Importer depuis bexio (admin)

1. Ouvre Documents > Gestion des fiches de paie et clique sur Importer des bulletins de salaire.
2. Sélectionne l'année et le mois.
3. Sélectionne les entrées bexio souhaitées ; celles ayant déjà une fiche de paie ne sont pas sélectionnables.
4. Confirme l'importation. Une fois celle-ci terminée, les fiches apparaissent dans l'onglet Vue d'ensemble.

Conseils et résolution des problèmes

• Fiches de paie manquantes : Vérifie l'année sélectionnée dans le filtre. Les employés ne peuvent pas consulter les fiches d'autres personnes.
• Échec du chargement : Vérifie que le document est un PDF valide et que chaque fichier chargé est attribué à un employé.
• Avertissements de doublon : Le système avertit si une personne est attribuée plusieurs fois dans le même mois ou possède déjà une fiche pour cette période. Vérifie les attributions avant de finaliser.
• Téléchargement lent : Les PDF volumineux peuvent demander plusieurs secondes. Les clics supplémentaires restent bloqués jusqu'au transfert complet du fichier.
• Intégration invisible : Si l'onglet bexio ou l'action Importer des bulletins de salaire n'apparaît pas, vérifie que l'importation depuis bexio Salaire est activée dans les paramètres de la société.

Liens avec les autres fonctions

Cette fonction est directement liée au module d'intégration bexio. Pour les sociétés utilisant bexio Salaire, l'importation simplifie la distribution mensuelle des documents salariaux. L'onglet bexio affiche le statut des événements d'importation et permet de les relancer au besoin.