Premiers pas¶

À propos de 2getHR¶

2getHR est une plateforme cloud de gestion des ressources humaines destinée aux petites et moyennes entreprises en Suisse. Elle propose des outils complets pour la gestion du personnel, le journal de travail, la gestion des congés et absences, la saisie des dépenses, la définition des objectifs, les entretiens d'évaluation, l'intégration de la paie et la gestion des documents. La plateforme propose des interfaces multilingues (anglais, allemand et français) et s'intègre à des systèmes externes comme bexio et Azure Active Directory.

Configuration requise¶

Un navigateur web moderne (dernière version de Chrome, Firefox, Edge ou Safari)
Une connexion internet stable
Une résolution d'écran de 1280x720 ou supérieure est recommandée

Utiliser 2getHR comme application sur smartphone¶

2getHR est disponible sur l'App Store et Google Play, ou peut être installé directement sur ton smartphone comme application web progressive (PWA) de la manière suivante.

Sur Android (Chrome) :

Ouvre 2getHR dans Chrome.
Appuie sur le menu (trois points en haut à droite).
Sélectionne Ajouter à l'écran d'accueil ou Installer l'application.
Confirme l'installation. L'application apparaît sur ton écran d'accueil.

Sur iPhone/iPad (Safari) :

Ouvre 2getHR dans Safari.
Appuie sur l'icône Partager (carré avec une flèche vers le haut).
Fais défiler vers le bas et sélectionne Sur l'écran d'accueil.
Confirme avec Ajouter. L'application apparaît sur ton écran d'accueil.

Restrictions dans iOS et Teams¶

Les rubriques de gestion suivantes ne sont pas disponibles dans l'application iOS native ni dans Teams : Staff, Sites, Unités organisationnelles, Groupes de sécurité, Modules, Contrôle d'accès (IAM) > Paramètres et Abonnement. Pour ces actions, ouvre l'application web dans un navigateur avec les autorisations nécessaires. Cette restriction de l'application iOS native ne doit pas être assimilée à l'utilisation dans un navigateur mobile ou comme PWA.

Changer la langue¶

Tu peux changer la langue de l'interface à tout moment :

Ouvre le menu du profil utilisateur avec le bouton d'avatar dans la barre de navigation supérieure.
Sélectionne la langue souhaitée : Deutsch, English ou Français.
L'interface s'affiche immédiatement dans la langue sélectionnée.

Se connecter¶

Ouvre ton navigateur et accède à 2getHR.
Saisis ton E-mail enregistré et clique sur Suivant.
Saisis ton Mot de passe et clique sur Login.

Avec un accès employé dans la société sélectionnée, la connexion ouvre le Tableau de bord avec les tâches en attente et les raccourcis. Un accès purement administratif, par exemple via une société fiduciaire, ouvre à la place la gestion du personnel.

Première étape de connexion : saisir l'adresse e-mail

Deuxième étape de connexion avec mot de passe ou connexion Microsoft

Aperçu de l'interface¶

L'interface de 2getHR s'organise autour d'un menu de navigation latéral à gauche de l'écran. La barre latérale donne accès à toutes les fonctions principales et se replie sur les petits écrans. En haut de la page figurent :

Le logo et le nom de la société dans l'en-tête
Le menu du profil utilisateur, avec l'accès aux paramètres personnels et à la déconnexion
Le choix de la langue dans le menu du profil pour passer l'interface en anglais, allemand ou français
Les indicateurs de notification pour les tâches ou approbations en attente

La zone principale affiche la fonction sélectionnée avec ses vues, filtres et boutons d'action.

Aperçu du tableau de bord

Rôles et autorisations¶

L'accès dépend du rôle de l'employé, des modules disponibles et des règles propres à chaque action. Si Contrôle d'accès (IAM) est activé et inclus dans l'abonnement, les autorisations effectives déterminent aussi l'accès aux modules et les actions concernées, par exemple la modification de projets ou la saisie de temps sur des projets. Les restrictions de rôle, les périmètres de responsabilité, les droits du propriétaire et les verrouillages des enregistrements continuent de s'appliquer.

Les rôles servent de base aux tâches suivantes :

Propriétaire : Autorisation supplémentaire au niveau de la société attribuée à une personne ; chaque société a un propriétaire. Certaines actions, comme supprimer la société, exigent également le rôle d'administrateur.
Administrateur : Accès étendu à la gestion et à la configuration dans les limites des modules et autorisations disponibles. Le nombre d'administrateurs est illimité.
Backoffice : Accès opérationnel similaire à celui de l'administrateur pour les tâches RH quotidiennes, sans accès aux documents ni aux entretiens d'évaluation des autres employés.
Responsable et Responsable adjoint (Organisation) : Accès aux données des employés de l'organisation. Reçoivent les demandes d'absence et de dépenses à approuver.
Employés : Accès standard aux fonctions personnelles telles que leur journal de travail, leurs congés, dépenses, documents et portail self-service.
Employés externes : Accès restreint similaire à celui des employés ; ne reçoivent pas d'invitation lors de la création d'entretiens d'évaluation pour tous les employés.

Sécurité et protection des données¶

2getHR applique les normes de sécurité les plus élevées pour protéger tes données RH :

Hébergement en Suisse : Toutes les données sont stockées dans des centres de données Microsoft Azure certifiés en Suisse.
Chiffrement : Tous les transferts de données sont chiffrés par SSL/TLS. Les données sensibles sont également chiffrées au repos.
Normes de sécurité : La plateforme suit les bonnes pratiques de sécurité OWASP.
Contrôle d'accès : Les rôles, les périmètres de responsabilité et, si IAM est activé, les autorisations effectives limitent l'accès aux modules, actions et données.
Stockage sécurisé des documents : Les fiches de paie, contrats et documents personnels sont transmis via un portail chiffré.

Pour toute question sur la protection des données, contacte ton administrateur ou le support 2getHR à support@2BIT.ch.

Tableau de bord¶

Vue d'ensemble¶

Le Tableau de bord fournit un aperçu personnel des activités, des raccourcis et des informations RH. Il nécessite un accès employé dans la société sélectionnée. Un accès purement administratif, par exemple via une société fiduciaire, ouvre à la place la gestion du personnel. La page d'accueil n'est donc pas identique pour tous les comptes connectés.

Le tableau de bord regroupe les principaux widgets : intégration, journal de travail (chronomètre et solde), dépenses, vacances, documents et fiches de paie. Chaque widget s'adapte dynamiquement aux droits d'accès de l'utilisateur et à la configuration de la société.

Après la connexion, tu peux accéder au tableau de bord via Vue d'ensemble > Tableau de bord.

Aperçu du tableau de bord

Vue employé¶

La page Tableau de bord des employés affiche des widgets interactifs qui résument les principaux modules du système.

La vue principale peut contenir les éléments suivants :

Widget self-service : Apparaît uniquement si des tâches d'intégration ne sont pas encore terminées.
Widget Chronomètre : Permet de démarrer et d'arrêter le journal de travail avec une visibilité immédiate.
Widget Journal de travail : Affiche les heures enregistrées, les heures supplémentaires et le temps excédentaire.
Widget Dépenses : Affiche les dépenses soumises.
Widget Vacances : Résume les prochains jours de congé et les droits restants.
Widget Documents : Accès direct aux documents du dossier personnel.
Widget Fiches de paie : Liste les fiches de paie actuelles.

Actions habituelles pour les employés :

Ouvrir le widget d'intégration : Accède au processus d'intégration.
Démarrer/arrêter le chronomètre : Commence ou termine l'enregistrement du temps en temps réel.
Ouvrir les pages correspondantes : Accès direct aux modules tels que Dépenses, Vacances, Documents ou Fiches de paie.

Formulaire intégré du chronomètre¶

Lorsque le widget chronomètre est actif, tu peux remplir les champs facultatifs suivants :

Type d'activité : Sélectionne un type parmi ceux disponibles.
Projet : Sélectionne le projet ou sous-projet actif concerné.
Commentaire : Ajoute une note à l'entrée du chronomètre.

Le bouton avec l'icône de lecture ou d'arrêt actualise immédiatement l'état en temps réel.

Vue de gestion¶

Tâches courantes¶

Démarrer une entrée de temps avec le chronomètre :

Trouve le widget Chronomètre sur ton tableau de bord.
Sélectionne un Type d'activité dans la liste déroulante.
Sélectionne un Projet.
Ajoute un Commentaire.
Clique sur l'icône de lecture pour commencer l'enregistrement.
Quand tu as terminé, clique sur l'icône d'arrêt pour enregistrer l'entrée.

Vérifier les approbations en attente (pour les superviseurs) :

Consulte les widgets Dépenses ou Vacances.
Clique sur la carte Dépenses à approuver ou Entrées à approuver.
Le système ouvre la page de gestion correspondante.

Accéder aux fiches de paie et aux documents :

Trouve les widgets Documents ou Fiches de paie.
Clique sur Mes documents ou Mes fiches de paie pour ouvrir tes fichiers.

Conseils et résolution des problèmes¶

Widget absent : Il manque probablement l'autorisation correspondante ou le module est désactivé.
Le chronomètre ne démarre pas : Vérifie que tu as accès au journal de travail et qu'aucun chronomètre ne fonctionne déjà sur la même période.
Les données ne s'actualisent pas : Recharge la page ou déconnecte-toi puis reconnecte-toi.

2getHR Assistant¶

Vue d’ensemble et disponibilité¶

Le 2getHR Assistant s’ouvre avec le bouton en forme d’étoile en bas à droite. Tu peux poser des questions sur l’utilisation de l’application et, si les fonctions d’IA avancées sont disponibles pour toi, consulter des informations dans 2getHR ou lui faire exécuter des actions prises en charge.

Le bouton apparaît uniquement si tu es connecté, si le chat IA est activé dans cet environnement et si ton offre et tes autorisations d’accès permettent son utilisation. L’assistance de base par chat et les fonctions d’IA avancées sont disponibles séparément. Ton rôle et tes droits sur les données concernées s’appliquent aussi dans le chat.

Utilisation	Condition et exemple
Aide à l’utilisation	Assistance de base par chat, par exemple Saisir du temps manuellement, Trouver les fiches de paie ou Comprendre les filtres.
Consulter tes propres données et exécuter des actions prises en charge	Fonctions d’IA avancées et accès au domaine concerné, par exemple Consulter le solde d’heures, Consulter le solde de vacances, Demander des vacances ou Voir les dernières notes de frais.

Les suggestions s’adaptent aux fonctions disponibles. Une explication sur la saisie d’une note de frais ne signifie pas que l’assistant crée réellement cette note de frais.

2getHR Assistant ouvert à côté du tableau de bord

Poser une question¶

Ouvre le 2getHR Assistant avec le bouton en forme d’étoile.
Choisis une suggestion ou écris ta question dans le champ de saisie. Précise si nécessaire la période et l’action souhaitée, par exemple : « Comment saisir du temps manuellement ? »
Envoie le message avec le bouton en forme de flèche à côté du champ de saisie.
Vérifie la réponse et ouvre si nécessaire la vue indiquée. Si une action porte sur des données, contrôle ensuite son résultat dans le domaine correspondant de 2getHR.

Les réponses de l’IA peuvent être incomplètes ou incorrectes. Vérifie notamment la date, la personne concernée, les montants et le statut d’une opération avant de poursuivre.

Exemple de réponse en français sur la saisie manuelle du temps

Joindre un document¶

Utilise + à côté du champ de saisie pour ouvrir l’action Add photos or files.
Choisis un fichier PDF ou DOCX de 10 MiB maximum. Malgré le libellé général de l’action d’importation, seuls ces formats de documents sont prévus ici.
Attends la fin de l’importation et l’apparition de la pièce jointe dans le chat.
Ajoute une question précise sur le document et envoie le message.

Le fichier est importé dès sa sélection. Utilise uniquement les documents nécessaires à l’opération et que tu es autorisé à traiter dans 2getHR.

Menu des pièces jointes dans l’assistant agrandi

Certains éléments du chat intégré s’affichent en anglais même lorsque la langue de l’application est le français, notamment Add photos or files. Les instructions utilisent alors les libellés réellement affichés.

Gérer la fenêtre et la conversation¶

L’icône en forme de flèche dans l’en-tête permet d’agrandir la fenêtre du chat ou de rétablir la vue compacte, si ce bouton s’affiche sur ton appareil.
× ferme la fenêtre. Cela ne supprime pas la conversation ; tu peux la poursuivre en rouvrant la fenêtre.
L’historique du chat est enregistré et rétabli au rechargement. Pendant ce temps, Chargement de l’historique du chat… s’affiche. En cas d’erreur d’enregistrement ou de chargement, le chat affiche un message ; les messages récents peuvent alors être perdus au rechargement.
Effacer la conversation supprime l’historique existant et démarre une nouvelle conversation. Utilise cette action uniquement si tu n’as plus besoin de l’historique. Elle ne supprime pas un enregistrement créé dans 2getHR par une action précédente.

Vérifier les actions et les confirmations¶

Avec les fonctions avancées, l’assistant peut travailler sur des données dans 2getHR. Indique clairement si tu souhaites seulement afficher des informations ou modifier des données. Vérifie ensuite le résultat dans le domaine correspondant ; la réponse du chat ne constitue pas à elle seule une vérification de l’enregistrement.

Lorsque l’assistant prépare une suppression prise en charge, Supprimer cet élément ? s’affiche avec l’élément concerné. Vérifie les informations et choisis délibérément Supprimer ou Annuler. Cette confirmation concerne la suppression de l’élément et se distingue de Effacer la conversation. Les autres actions n’utilisent pas nécessairement la même confirmation.

En cas de problème¶

Bouton étoile absent : Vérifie l’offre, les autorisations d’accès et la disponibilité du chat IA avec l’administration.
Seule l’aide à l’utilisation est disponible : Les consultations de données et les actions nécessitent aussi les fonctions d’IA avancées et les autorisations sur les modules et données concernés.
Pièce jointe refusée : Vérifie le format PDF/DOCX et la taille maximale de 10 MiB.
Impossible de charger ou d’enregistrer l’historique : Suis le message affiché ; ne répète aucune modification de données avant d’avoir contrôlé son résultat dans le domaine concerné.
La limite mensuelle du chat IA est atteinte. : Les nouvelles demandes au chat sont limitées pour la période en cours. Consulte l’administration pour connaître les possibilités disponibles.