¶ Dépenses
¶ Paramètres de base et catégories de frais
Sous Frais / Paramètres, quelques catégories de frais sont saisies comme modèles. Celles-ci peuvent être modifiées ou supprimées par l’administrateur, et d’autres catégories de frais peuvent être saisies.
L’avantage des types de frais est, entre autres, que les taux de TVA ou certains montants forfaitaires peuvent être enregistrés conformément au règlement de l’entreprise. S’il n’y a pas de quittance (p. ex. déductions forfaitaires ou Auto-KM), le taux de TVA est repris des catégories de frais.
Pour simplifier la saisie des frais, tu as en outre la possibilité de définir comme favori la catégorie de frais la plus fréquemment utilisée dans ton entreprise. Celle-ci sera alors toujours affichée en premier lors de la saisie.
¶ Processus de validation des frais
Tu trouveras le processus de validation sous Frais / Gestion.
Dès qu’un collaborateur a téléchargé ses frais, son supérieur (qui doit être saisi dans l’organisation https://help.2gethr.ch/fr/organisation) reçoit un message. Celui-ci a alors la possibilité de vérifier les frais et de les accepter ou de les refuser.
Dans un deuxième temps, les frais peuvent être comptabilisés.
D’ailleurs, tu as la possibilité de saisir quelqu’un de la comptabilité comme suppléant dans l’organisation. Ainsi, la personne responsable de la comptabilité reçoit également un message lorsque des frais ont été téléchargés ou approuvés. Si tu le souhaites, le suppléant peut également approuver directement les frais.
¶ Bloquer des mois
Sous Frais / Gestion, l’administrateur a la possibilité de bloquer certains mois. Cela est utile par exemple lorsque le décompte de la TVA a déjà été clôturé et qu’il ne faut plus soumettre de frais rétroactivement.
Si les demandes de frais doivent être collectées mensuellement et approuvées seulement ensuite, l’administrateur a la possibilité de bloquer d’abord le mois et de traiter les frais ultérieurement avec “Forcer les modifications”. Cela a l’avantage d’éviter que des frais inattendus soient soumis pendant ce processus.
¶ Comptabilisations collectives et possibilités de rapports
Avec “Approuver toutes les entrées” et “Comptabiliser toutes les entrées”, tu as la possibilité d’autoriser ou de comptabiliser tous les frais en un seul clic.
“Télécharger les dépenses” te donne la possibilité d’établir un rapport selon les filtres souhaités, justificatifs inclus.
Avec “rapport de dépenses comptabilisés”, tu obtiens un aperçu global (sans saisie de filtre et sans justificatifs).
¶ Répartition des frais sur plusieurs mois
Si tu le souhaites, il est également possible de répartir certains frais (p. ex. abonnement annuel de train) sur différents mois.