Unter Spesen / Einstellungen sind ein paar Spesenarten als Vorlage erfasst. Diese können vom Administrator bearbeitet oder gelöscht, sowie weitere Spesenarten erfasst werden.
Vorteil der Spesenarten ist unter anderem, dass Mehrwertsteuersätze oder bestimmte Pauschalbeträge gemäss Firmenreglement hinterlegt werden können. Falls keine Quittung vorhanden (z.B. Pauschalabzüge oder Auto-KM), wird der Mehrwertsteuersatz aus den Spesenarten übernommen.
Um Speseneingaben zu vereinfachen, hast du ausserdem die Möglichkeit, die in deiner Firma am häufigsten benutzte Spesenart als Favorit zu definieren. Dies wird bei der Eingabe dann immer als erstes angezeigt.
Unter Spesen / Management findest du den Freigabeprozess.
Sobald ein Mitarbeiter seine Spesen hochgeladen hat, erhält der Vorgesetzte (muss in der Organisation https://help.2gethr.ch/de/organisation erfasst sein) eine Nachricht. Dieser hat dann die Möglichkeit, die Spesen zu prüfen und an- oder abzulehnen.
In einem zweiten Schritt können die Spesen verbucht werden.
Übrigens hast du bei der Organisation die Möglichkeit, jemanden von der Buchhaltung als Stellvertreter einzugeben. So erhält auch die in der Buchhaltung zuständige Person jeweils eine Nachricht wenn Spesen hochgeladen oder bewilligt wurden. Falls gewünscht, kann der Stellvertreter die Spesen auch direkt bewilligen.
Unter Spesen / Management hat der Administrator die Möglichkeit, gewisse Monate zu sperren. Dies macht z.B. dann Sinn, wenn die Mehrwertsteuerabrechnung bereits abgeschlossen wurde und rückwirkend keine Spesen mehr eingereicht werden sollten.
Falls die Spesenanträge monatlich gesammelt und erst dann bewilligt werden sollen, hat der Administrator die Möglichkeit den Monat erst zu sperren und die Spesen zu einem späteren Zeitpunkt mit «Änderungen erzwingen» zu bearbeiten. Dies hat den Vorteil, dass während dieses Vorganges keine unerwarteten Spesen eingereicht werden können.
Mit «Alle bewilligen» und «Alle Einträge verbuchen» hast du die Möglichkeit, alle Spesen mit einem Klick zu bewilligen oder zu verbuchen.
«Spesen herunterladen» gibt dir die Möglichkeit eines Reports gemäss gewünschten Filtereingaben, inkl. Belege.
Mit «Zusammenfassung der gebuchten Ausgaben» erhältst du eine Gesamtübersicht (ohne Filtereingabe und ohne Belege).
Falls gewünscht, ist es auch möglich einzelne Spesen (z.B. Jahresabonnement Zug) auf einzelne Monate aufzuteilen.