¶ Fiches de paie et documents
¶ Comment envoyer les fiches de paie avec 2getHR ?
Sous Documents/ Gestion de fiche de paie, il est possible de télécharger chaque mois les PDF des fiches de salaire*. Ceux-ci sont ensuite distribués automatiquement sur la base du numéro AVS. Pour cela, il est important qu’un numéro AVS soit enregistré chez le collaborateur.
2getHR compare automatiquement le numéro AVS du certificat de salaire avec le numéro AVS enregistré chez le collaborateur (voir collaborateur, détails). S’il n’y a pas de correspondance, le champ Collaborateur reste vide. Le collaborateur peut alors être sélectionné via le menu déroulant.
En cliquant sur “Terminer”, les documents sont automatiquement envoyés au collaborateur. Les décomptes envoyés peuvent être consultés sous Fiches de salaire / Gestion. Important : seules les personnes enregistrées dans l’organisation (lien vers organisation) ont accès à cette fonction.
*Les fiches de paie doivent être créées dans un système de comptabilité salariale séparé. Si ce n’est pas le cas, 2getHR propose une solution entièrement intégrée avec 2getHR Payroll.
¶ Télécharger des documents
Sous Gestion des fichiers, il est possible de télécharger des documents (personnels pour des collaborateurs individuels ou des fichiers valables pour tous les collaborateurs).
Important : lors du téléchargement, il faut absolument sélectionner s’il s’agit d’un contrat ou d’un autre document.
¶ Comment puis-je vérifier l’identité d’un collaborateur ?
Dès que le collaborateur a téléchargé sa carte d’identité, celle-ci peut être vérifiée sous Société / Staff / Détails
¶ Télécharger et signer le contrat
Les conditions pour qu’un contrat puisse être signé sont les suivantes :
- Vérification de l’ID du travailleur.
- Vérification de l’ID de l’employeur. L’employeur doit en outre être ajouté sous Entreprise / Paramètres / Personnes autorisées à signer. Les personnes autorisées à signer ne sont affichées ici que lorsque l’ID a été vérifiée.
Télécharger le contrat sous “Documents” (contrat à signer).
Saisir ensuite le titre et le nombre de personnes signataires.
A l’étape suivante, sélectionner les signataires et les faire glisser dans le contrat.
Dès que le contrat est terminé, il peut être envoyé.
¶ Signer le contrat
Pour signer le contrat, l’ID de l’employé et l’ID de l’employeur doivent être vérifiées.
Après l’envoi, le contrat est envoyé par e-mail à tous les signataires et peut être signé électroniquement. La signature peut être enregistrée et réutilisée ensuite à l’infini.
En cliquant sur “transmis”, le contrat signé est envoyé.
¶ Supprimer un contrat erroné
Pour protéger les deux parties, un contrat ne peut pas être supprimé “unilatéralement”. L’action peut être déclenchée en cliquant sur “Demander la suppression”. Toutefois, le contrat ne sera supprimé qu’après l’accord des deux parties.