Unter Lohnabrechnungen / Management können monatlich die PDF der Lohnabrechnungen* hochgeladen werden. Diese werden dann anhand der AHV Nummer automatisch verteilt. Hierzu ist es wichtig, dass beim Mitarbeiter eine AHV Nummer hinterlegt ist.
2getHR vergleicht selbstständig die AHV Nummer des Lohnausweises mit der beim Mitarbeiter hinterlegten AHV Nummer (siehe Mitarbeiter, Details). Sollte es keine Übereinstimmung geben, bleibt das Feld Mitarbeiter leer. Der Mitarbeiter kann dann via Dropdown-Menu angewählt werden.
Mit «Fertigstellen» werden die Dokumente automatisch dem Mitarbeiter verschickt. Unter Lohnabrechnungen / Management können die versandten Abrechnungen angeschaut werden. Wichtig: Zu dieser Funktion haben nur die in der Organisation (Link zu Organisation) hinterlegten Personen.
*Die Lohnabrechnungen müssen in einem separaten Lohnbuchhaltungssystem erzeugt werden. Sollte dies nicht vorhanden sein bietet 2getHR mit 2getHR Payroll (Link) eine voll integrierte Lösung an.
Unter Dateien Management können Dokumente (persönliche für einzelne Mitarbeiter oder auch Dateien, die für alle Mitarbeiter gelten) hochgeladen werden.
Wichtig: beim Hochladen unbedingt anwählen, ob es sich um einen Vertrag oder ein anderes Dokument handelt.
Sobald der Mitarbeiter seine Identitätskarte hochgeladen hat, kann diese unter Firma / Mitarbeiter / Details verifiziert werden.
Voraussetzungen, dass ein Vertrag unterschrieben werden kann, sind folgende:
Vertrag bei «Dokumente»(zu unterzeichnender Vertrag) hochladen.
Danach Titel und Anzahl der unterschreibenden Personen eingeben.
Im nächsten Schritt Unterzeichner auswählen und in den Vertrag ziehen.
Sobald der Vertrag fertiggestellt ist, kann er versendet werden.
Um den Vertrag zu unterzeichnen, müssen sowohl die ID des Arbeitnehmers, als auch die ID des Arbeitgebers geprüft sein.
Nach dem Versand wird der Vertrag allen Unterzeichnern per E-Mail zugestellt und kann elektronisch unterschrieben werden. Die Unterschrift kann gespeichert und danach immer wieder verwendet werden.
Mit «übermittelt» wird der unterschriebene Vertrag abgeschickt.
Zum Schutz von beiden Seiten kann ein Vertrag nicht «einseitig» gelöscht werden. Mit «Löschen beantragen» kann die Aktion ausgelöst werden. Gelöscht wird der Vertrag jedoch erst nach der Zustimmung von beiden Seiten.